Cuentas Anuales (2008): Registro Mercantil vs. Agencia Tributaria.

Resultado conocido que en el mes de julio, generalmente, se presentan las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil y además se presenta la declaración del impuesto de sociedades (ver aquí solicitud de retraso) en la que se incluyen buena parte de las cuentas anuales destinadas al registro.

Evidentemente que estamos hablando de cuestiones mercantiles y fiscales, en definitiva aspectos legales de la vida de la empresa y que nos lleva a las siguientes reflexiones:

• La primera, seguimos sin entender la duplicidad del trabajo de elaboración de las  cuentas anuales, y
• La segunda, si los requerimientos informativos de ambas instituciones de la administración pública no coinciden (requerimientos que siguen aumentando) porqué no se adopta unos modelos y formatos que satisfagan a ambas instancias y con una sola formulación y presentación se dan por satisfechos, y
• La última, dónde está la simplificación administrativa que se aboga desde las instituciones públicas nacionales y europeas.

Recogemos a continuación los documentos contables que se incluyen (modelos normales) en las obligaciones contempladas:

Como puede observarse en los esquemas anteriores, los documentos de las cuentas anuales que no se recogen de forma expresa en el modelo del impuesto de sociedades (200)  son el Estado de flujos de Efectivo que, por otra parte, tampoco es obligatorio para los modelos abreviados y PGC PYMEs y la Memoria.

Por tanto: Balance, Pérdidas y Ganancias y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto se contemplan íntegramente, en los dos escenarios referidos pero no coinciden ni en el contenido ni en el formato de presentación.  En la próxima entrada recogeremos las diferencias en los citados modelos.

La presentación (opciones) de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.

CAMPAÑA DE CUENTAS ANUALES 2009

OPCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE CUENTAS ANUALES:

OPCIÓN 1.-   PRESENTACIÓN EN PAPEL:

1.- Comprar los modelos de obligatoria cumplimentación en las Oficinas del Registro o descargarlos de manera gratuita en formato PDF rellenables:

• descargar modelo pyme
• descargar modelo abreviado
• descargar modelo normal
• actualización del programa Adobe Acrobat Reader (sólo si no visualiza los PDF)

2.- Cumplimentar la instancia de presentación que se vende en el Registro o descargar y utilizar el programa de generación de instancias.

• descargar programa de generación de instancias
• descargar ayuda instalación programa generación de instancias

3.- Guardar la documentación generada en una carpeta de cartulina a modo de tapas o utilizar las que se venden en el Registro a tal efecto.

4.- Añadir el resto de documentos obligatorios : Certificado del acta de la Junta y en su caso, informe de gestión, informe de auditoría, anuncios de convocatoria, etc.

5.- FORMAS DE PAGO:

• Mediante talón nominativo por valor inferior a 600 €, no siendo válidos varios que superen dicha cifra si son de la misma cuenta.
• Cheque conformado o cheque bancario.
• Efectivo, (excepto el mes de julio que se sustituirá por ingreso bancario previo).
• Ingreso bancario previo para presentaciones presenciales del 1 al 31 de julio y por el total de carpetas a presentar.
• descargar impreso de ingreso bancario

OPCIÓN 2.-   PRESENTACIÓN EN CD:

1.- Descargar de manera gratuita el programa necesario D2 :

Ejercicios iniciados antes de 01-01-08

• descargar programa D2 (ejercicios iniciados antes del 01-01-2008)
• descargar programa RD2 (validación del disquete/CD generado con el D2)

Ejercicios iniciados después de 01-01-08

• descargar programa D2 (ejercicios iniciados desde el 01-01-2008 incluye validación)

2.- Puede utilizar la instancia que genera el D2 (sólo es necesaria la 1ª hoja) siempre que no requiera la aplicación de retención de IRPF en la factura en cuyo caso deberá confeccionar la instancia con el programa específico de instancias.

• descargar programa de generación de instancias
• descargar ayuda instalación programa generación de instancias

3.- Guardar la documentación generada en una carpeta de cartulina a modo de tapas añadiendo una bolsa adhesiva o sobre grapado que contenga el CD, o utilizar las que se venden en el Registro a tal efecto.

4.- Añadir el resto de documentos obligatorios : Certificado del acta de la Junta, y huella digital (que genera el propio D2) y en su caso anuncios de convocatoria.  El resto de documentos (incluída en su caso la auditoría firmada) han de incorporarse forzosamente al CD a través de la opción de “Gestión de documentos” del D2.

4.- FORMAS DE PAGO:

• Mediante talón nominativo por valor inferior a 600 €, no siendo válidos varios que superen dicha cifra si son de la misma cuenta.
• Cheque conformado o cheque bancario.
• Efectivo, (excepto el mes de julio que se sustituirá por ingreso bancario previo).
• Ingreso bancario previo para presentaciones presenciales del 1 al 31 de julio y por el total de carpetas a presentar.
• descargar impreso de ingreso bancario

OPCIÓN 3.-   PRESENTACIÓN TELEMÁTICA:

1.- Es necesario poseer certificado de firma electrónica avanzada o DNI electrónico.

2.- Descargar de manera gratuita el programa necesario D2 :

• descargar programa D2

3.- Enviar el archivo ZIP generado por el programa D2 a través del portal de envíos telemáticos del Colegio de Registradores.

• acceder al portal de envíos telemáticos
• descargar e instalar aplicación JAVA (sólo si lo requiere el ordenador)

4.- Dentro de los 15 días siguientes al envío telemático presentar presencialmente en las Oficinas del Registro o a través de correo postal la certificación del acta de la junta, la huella digital generada por el D2 y copia del acuse de recibo que se imprime al hacer el envío telemático.  Deberá acompañarse en ese momento el impreso de aportación complementaria a los envíos telemáticos.

• descargar impreso de incorporación de documentación complementaria

Este paso no es necesario si el envío telemático lo firman electrónicamente las personas facultadas para certificar y si la certificación del acta de la Junta se ha incluído dentro del D2 a través de la opción de “Gestión de documentos”.

5.- FORMAS DE PAGO:

• El pago de las presentaciones telemáticas se efectúa en el momento del envío siguiendo las instrucciones del portal de envíos telemáticos. Este servicio lleva añadido un importe de 3 € por cada envío.

Fuente: Registro Mercantil de Barcelona

Entradas relacionadas:

• Depósito digital (tutorial).
• Herramientas para el depósito de las cuentas anuales.

Imágenes: openphoto.net

¿Hemos acabado con el cierre contable de 2008? Un set de reflexiones (I).

Es cierto que la gran mayoría de las empresas españolas hacen coincidir el ejercicio económico con el año natural. Para ellas,  el cierre del ejercicio 2008 se produjo en 31-12-2008 y, en estos momentos, ya tienen buena parte de los trabajos del año 2008 realizados. En cualquier caso se podría generalizar el escenario que representamos en la figura siguiente:

La primera reflexión del escenario contable actual puede referirse a la situación en que se encuentra la contabilidad del ejercicio 2008. 

• Lo normal, a pesar de las dificultades de la primera aplicación del Plan General de Contabilidad (PGC), es que  se encuentre el cierre realizado y con los libros contables y acompañantes en el Registro Mercantil correspondiente. Para ello, se cuenta con un período de tiempo que podría calificarse de razonable, con recursos informáticos y de documentación cada vez mas adecuados y, por supuesto, con la profesionalidad y el conocimiento -en alza- de los contables.
• No obstante también habrá empresas que,  por diversos motivos, están con el proceso del cierre y legalización de libros pendiente.

En estas circunstancias a todas las empresas les queda para concluir el maratón reglamentario la preparación de las cuentas anuales para su: aprobación, depósito en el Registro Mercantil y soporte de la liquidación fiscal del ejercicio, esto es, la declaración del impuesto de sociedades.

La segunda reflexión que recogemos se refiere al proceso de preparación de las cuentas anuales citado:

• ¿Están las cuentas anuales del ejercicio 2008 incluidas en los libros contables que hemos legalizado? Si ya estuviesen preparadas, el trabajo pendiente sería el de adecuar las referidas cuentas anuales a los modelos de referencia del Registro Mercantil. Si no coincidieran ¿Qué falta, cómo se realiza?
• ¿Qué ocurriría si observamos algún error ( por ejemplo de cálculo: el balance incluido en el libro de cuentas anuales no está cuadrado) o en la primavera concursal que vivimos la empresa solicita el concurso de acreedores?
• ¿Que información hemos reflejado en la memoria en relación con las operaciones vinculadas? Sí, entiendo que esto de las operaciones vinculadas se vea como lejano y, de aplicación en las grandes empresas. Pero es evidente que se generalizarán las exigencias. ¿Será para el ejercicio 2008 o para 2009? (ver aquí nuestro punto de vista)

Para concluir, por esta entrada, la tercera reflexión la dedicamos a la conveniencia, para las empresas que no han concluido el proceso de legalización de libros, de completarlo en el plazo más breve posible. 

Habría que recordar que el Registro Mercantil no se cierra para estas empresas, está abierto hasta que completen su proceso. Es evidente, que con las sanciones administrativas pertinentes, pero en cualquier caso es recomendable disponer del soporte, mas o menos amigable, que suponen los libros legalizados a no tenerlos, aunque sea con el recargo correspondiente. Estos comentarios últimos no son de aplicación para aquellos casos en que se legalizan los libros a priori.

Y, por último, comentaba al inicio de esta entrada que para la mayoría de las empresas buena parte del trabajo correspondiente al ejercicio 2008 se había concluido. No obstante, la parte del trabajo que queda es, con diferencia, decisivo en la imagen financiera, patrimonial y económica que proyecta la empresa: con implicaciones, de indudable calado, en entidades financieras, administraciones públicas, empleados, proveedores, acreedores, sindicatos… Estamos hablando, ni mas ni menos, del soporte de información contable que nos servirá en su momento, por ejemplo, para justificar la realidad de las operaciones realizadas a lo largo del ejercicio 2008, y la consiguiente liquidación fiscal. Creo, por ello, que es el momento de seguir invirtiendo (recursos) en el cierre del ejercicio 2008.

Entradas relacionadas:

• Incertidumbres del cierre fiscal 2008.